「在中」の意味は「中にその物が入っていること」で主に書類や金品が入っていることを示すために郵便物などの封筒に記載する言葉です。赤字や青字で「重要書類在中」などと記載されているのを見たことがある人も多いでしょう。今回は「在中」の書き方や種類について詳しく解説していきます。
「在中」の読み方は「ざいちゅう」です。 「さいちゅう」「ざいなか」などは誤りです。
「在中」の意味は「中にその物が入っていること」で、漢字の通り「中に在る」ということを表しています。 ここでいう「その物」は、主に書類や金品が入っていることを示します。 「在中」だけで用いることはほとんどなく「請求書在中」など、入っている書類に組み合わせて使われます。 ちなみに「中に人がいる」という意味はありません。 「在籍」や「駐在」と間違われやすいですが、人に対して使う言葉ではないので注意しましょう。
「在中」は手紙や郵便物の封筒に記載する時に用いられます。 送付する封筒などに「○○在中」と記載しておくことで、封筒の中身を開ける前に中に何が入っているのかを知らせるために使います。 例えば「重要書類在中」とした記載する場合は、「重要書類がこの封筒に入っています」ということを表します。
また、在中は封筒だけでなく、ビジネスメールでも使うことがあります。 これは、書類を取引先などに送付した際に、送付相手に発送の連絡をする時に「先ほど発送した郵送物に、先日の資料が在中しております」などと送ります。 事前に知らせておくことでどの書類がいつ頃届くのか相手が分かり、見落としや確認漏れを防ぐことが出来ます。
まず「○○在中」と記載することで、相手企業まで配送される間も社内で他の人が受け取った際にも丁寧に扱ってもらうことができます。 特に「重要書類」などと書かれていると、「汚してはいけない」「折ってはいけない」と意識をしてくれますよね。 書類を綺麗な状態で届けるためにも、「○○在中」と記載するといいでしょう。
「○○在中」と記載することで、封筒の中に何が入っているのか一目で分かりますよね。 そのため「この書類なら△△さんだ」と郵便物などを受け取った人がすぐに担当者に渡してくれます。 また誰か分からなくても、「○○在中」と書いてあることによってすぐに担当者に届けようと意識してもらえるので、「□□企業の○○の担当者は誰？」と確認して届くのが早くなります。 「○○在中」と記載されていないと、まさか大事な書類が入っているとは思わなかった！と仕分けや確認を遅らされてしまうこともあります。 担当者にすぐに届けるためにも「○○在中」と記載しましょう。
また、担当者が分かっている場合に担当者宛に発送することもあるでしょう。 担当者の名前で送るから、本人に届くだろうし「○○在中」と記載しなくてもいいだろう…と思うかもしれませんが、ここでも「○○在中」と書いておくと大きなメリットがあります。 それは担当者による確認漏れが減ることです。 先程も言いましたが、「○○在中」と書かれていないことで、中身をすぐに確認しないで放置されてしまうことがあります。しかし「請求書在中」だとか「重要書類在中」などと書かれていると、すぐに開封して確認するようになります。 封筒などって一度放置してしまうと、なかなか開封しないことが多いんですよね。 すぐに担当者の人が中身を確認してくれるように「○○在中」と記載するようにしましょう。
それから「○○在中」と記載することで、相手側に丁寧で親切な印象を与えることが出来ます。 やはり取引をするうえで、相手との信頼関係は大事ですよね。 とても重要な書類が入っているのに、何も記載せずに送られてくると「重要なものが入っているなら重要書類在中って記載してほしいな」と思われてしまうことがあります。 特に「重要書類在中」と記載されていなかったために中身の確認を後回しにしてしまった場合は、強く思うでしょう。確認が遅れたことで相手は申し訳ない気持ちになってしまいますし、送ってくれた相手に謝罪をしなければならない場合もあります。 送られてきた書類が多いと、「重要書類在中」と書かれたものから確認をして対応していきます。 相手への親切心も含め、「○○在中」はしっかりと記載するようにしましょう。
「在中」は、相手に封筒の中身が一目で分かるようにするために記載します。 ですので、なるべく早く相手に届けたい書類や、必ず届けたい相手にとっても大事な書類が封入されている場合に書きます。 「在中」を記載すべき書類を紹介しています。
「見積書」が入っている場合は「見積書在中」と記載しましょう。 「見積書」は正式に仕事を受ける前に、仕事の注文を受けた際に発行するものです。 取引条件などを検討したり、仕事を受注もしくは発注をするかどうか判断するための資料になります。 主な商的なやり取りで発注される書類の中で、一番最初に作成されるものです。
「契約書」が入っている場合は「契約書在中」と記載しましょう。 「契約書」は契約を締結する際に、成立したことを証明する書類です。 お互いが契約内容を認めたことを証明し、「言った言わない」や「蒸し返し」の防止、さらに契約内容の明確化など「契約書」にはたくさんの作成理由があるため、かなり重要な書類となります。 封筒に「契約書在中」と記載するほうがいいでしょう。
「納品書」が入っている場合は「納品書在中」と記載しましょう。 「納品書」は契約をした後に、商品などが納品された際にそれを証明するために発行する書類です。 主に現物に同封することがあり、現物がない場合は別で送付することもあります。 商品やサービスの内容・個数、さらには納品した日付などを確認するのに大切な書類となります。 また、納品されたものを受領した際には「受領書」が、納品したものを発注者が適切であるか点検した際には「検収書」が発行されます。「受領書」は内容確認などを行った証明にはなりません。 「受領書」や「検収書」を送付する場合も、封筒に「受領書在中」「検収書在中」と記載して送ります。
「請求書」が入っている場合は「請求書在中」と記載しましょう。 また「御請求書在中」と記載されることもありますが、「御」がなくても問題ありません。 「請求書」はサービス提供や納品した際に、料金や代金の支払いの請求をする書類です。 金額や支払い期日、支払い先が記載されています。 さらに支払いの対価となる商品の詳細（サービス内容、個数等）なども記載されるとても重要な書類となります。 ちなみに「請求書」は、払ってくださいとお願いする書類などで、支払いをした証明にはなりません。
「領収書」が入っている場合は「領収書在中」と記載しましょう。 「領収書」は、支払者から代金を受け取ったということを証明する書類です。 「領収書」は金額に応じて収入印紙などが必要になる大事な会計書類の一つです。 配達時にぞんざいに扱われたり、送付した企業に到着してから放置されてしまっては困ります。 取引完了における最後のやり取りですので、必ず「領収書在中」と記載するようにしましょう。
上記以外にも発注書は「発注書在中」、提案書は「提案書在中」と記載しましょう。 「発注書」は商品やサービスの発注をする際に、発行する書類です。 「発注書」は「注文書」と作成する場合もあります。 「提案書」は顧客に対して、新しいサービスやアイディアをまとめて提案する際に発行する書類です。 提案する目的や課題、さらに解決方法なども記載される重要な書類となります。 「提案書」に似た書類に「企画書」があります。 「企画書」は主に社内において新しいアイディアを提案する際や新規プロジェクトを行う際に、相手に明確にイメージしてもらうための資料となります。 社内で用いることが多く、送付する機会が少なくなっております。 ただし関連企業や共同プロジェクトを行う際には「企画書」を送付する場合がありますので、その場合は「企画書在中」と封筒に記載しましょう。
これまで説明してきた書類が封入されている場合「重要書類在中」と記載されることもあります。 複数の書類が入っている場合など、どの書類のことを封筒に記載すればいいのか分からない場合は「重要書類在中」と記載しましょう。 「重要書類記載」と書かれていれば、大事な書類として扱われすぐに開封してもらえるでしょう。 ただし、どの書類が入っているのか分からないため、担当者に届きにくい場合があります。 そのため、担当者の名前が分かる場合はその人宛で送付するか、担当者に届くであろう書類の種類が分かっている場合はそれを記載するといいでしょう。
就活などの際に「履歴書」や「職務経歴書」を送付しますよね。 この場合も封筒に記載しましょう。 また、「履歴書在中」「応募書類在中」の使い分けに悩む方もいるかもしれませんが、基本的に履歴書だけを送付する場合は「履歴書在中」、職務経歴書も同封する場合は「応募書類在中」と記載するといいでしょう。
エントリーシートを送付する場合は「エントリーシート在中」と記入しましょう。 履歴書も同封する場合は「履歴書在中」もしくは「応募書類在中」でも構いません。 なんとなくカタカナに在中を付けて送るのは…と思うかもしれませんが、全く問題ありません。 送る書類の種類に在中を付ければ良いですので、しっかりと記載して送るようにしましょう。 「エントリーシート在中」という言葉を付けなかったら選考が通らない、ということは基本的には無いかと思いますが、「エントリーシート在中」を付けることで相手に丁寧な印象を与えることが出来ます。
「在中」は封筒に書く場合、封筒の種類によって書く場所が異なります。 縦書きの封筒の場合は封筒の左下に、横書きの封筒の場合は封筒の右下に「○○在中」と書きましょう。 封筒のその位置に住所や社名などが記載されている場合は、デザインやバランスを見て位置を変えましょう。 「左下」「右下」の範囲内であれば問題ありません。
「在中」を記載する際は、文字の色を「黒」ではなく、「赤」もしくは「青」にしましょう。 これは、文字を目立たせるためです。 住所や宛名と同じように黒色で書いてしまうと、「○○在中」が目立たなくなり見落とされてしまう可能性がとても高くなっています。 しかし、目立たせようとピンクや金色などを使うのはビジネスシーンには不適切となるため、赤か青を用いるようにしましょう。
ただし、金銭関係の書類である「見積書」や「請求書」は赤を避け、青で書きましょう。 「赤」を避けるべきなのは、「赤字」を連想させるからです。 「赤」の方が目立つだろうと赤を使ってしまいがちです。 また、自分は気にしないからといっても不快に感じる方もいますので青を使うようにしましょう。
最近では、最初から封筒に印刷されている場合も多くなっています。 その場合はそのまま郵送しましょう。 手書きの場合は油性ペンを使い、文字を四角で囲みましょう。 水性のものでは万が一濡れてしまった場合に滲んでしまい、何が在中してあるのか分からなくなってしまうことがあります。 また「在中」というスタンプもあるため、よく使う「○○在中」がある場合はそのスタンプを用意するといいでしょう。
「在中」はあくまで添え字となります。 封筒に記載する際は、宛先である住所など他の情報よりも文字は小さくしましょう。 といっても、小さすぎると分かりづらく見落とされてしまうこともありますので、画像を参考にして記載してみましょう。
中に書類を入れてから封筒に記載をすると、文字が曲がってしまったり崩れてしまうことがあります。 さらに油性ペンを使う場合は、中の書類にインクが滲んでしまう可能性もあります。 そのため、中に書類を入れる前に書くようにしましょう。 スタンプの場合も同様です。 スタンプがずれて読みづらくなってしまったり、中にインクが滲んでしまう可能性があります。
「同封」は「どうふう」と読みます。 意味は「封筒の中にほかの物を一緒に入れること」です。 「封」という字が付いていることからもわかるように、封筒を用いて手紙と一緒に他のものを送る際に使います。 この場合、一緒に入れるものに決まりはありません。 書類・写真・小物など、封筒で送れるものであれば何でも「同封」と使うことができます。 また手紙ではなくても、紙面上の物と一緒に入れる場合に「同封」を使うこともあり、書類と書類
「同梱」は「どうこん」と読みます。 意味は「一つの包みの中に、別の物を一緒に梱包すること」です。 「梱」は「包装した荷物」を表し、ダンボールなどの荷物に対して使います。 なので封筒などに「同梱」と使うことはできません。 この場合も、荷物の中身はどんなものでも使うことが出来ます。
「添付」は「てんぷ」と読みます。 意味は「書類やメールなどに、他のものを付け添えること」です。 例えば出願書に別の書類を添えて出す場合に「添付」と使います。 ビジネスシーンでは、主にビジネスメールで資料などを付けることを「添付」と言います。 また本来メールを送ることは「送付」と言わず「送信」と言いますが、メールで資料を送る場合は「送付」を使います。
「在中」は人に対して使うことはできません。 そのため「スタッフ在籍」と使います。 「在籍」の読み方は「ざいせき」です。 意味は「団体などに籍があること」です。 「子育て中のスタッフ在籍」や「スタッフ在籍状況」などと使います。
「部屋の中に人がいる」ことを表す言葉は「在室中」です。 「在室」の意味は「部屋の中・室内にいること」です。 「中」を付けることで、現在部屋の中にいることを表しています。
また住んでいることを表すのは「在住」です。 「在住」の意味は「その土地・場所に住んでいること」です。 「日本在住」「海外在住者」などと使います。
「在駐」は「在中」と同じように「ざいちゅう」と読みます。 意味は「一定の場所に留まること」「職務のためにその土地にとどまること」です。 また「派遣された人が任地に長期間とどまること」といった意味もあります。 「駐在」も意味が同じだが、より一般的に使われています。
「在外」は「在中」の反対語ではありません。 「在外」は「ざいがい」と読みます。 意味は「海外にあること」「海外にいること」です。 「在外資産」は「海外にある資産」のことです。 「在外邦人」は「日本国外に長期在住する日本国籍者」のことです。
「在中」の対義語となる言葉はありません。 「〜は入ってません」とわざわざ封筒に書くことはありませんよね。
いかがだったでしょうか？ 「在中」について理解できたでしょうか？
「在中」は義務なわけではありません。 そのため書かないと問題になることはありませんが、取引などをスムーズに行うためにも書いておく方が良いでしょう。 「○○在中」と記載したりスタンプを押すのは1分もかかりません。 この一手間を大事にしてください。
