メールやチャットで返信する必要がないことを伝える「返信不要」という表現ですが、知らないうちに相手をムカつかせてないですか？「返信不要」は相手に気遣った表現であるのにもかかわらず、相手に悪い印象を与えている可能性があります。そこで今回は「返信不要」の正しい言い換えを紹介していきます。
「返信不要」は「へんしんふよう」と読みます。 「返信不要」の意味は「返信はいらない」です。 例えばビジネスメールなどでやりとりをしているときに、要件を伝え終わったなどのタイミングで「返信不要」という言葉を使用します。 これは「忙しい中返信に時間を割いてもらうのは、申し訳ないので返信はいらないですよ」という相手に対する気遣いです。 ですが、「返信不要」とだけ記してしまうとぶっきらぼうで、「これ以上返信しないで」と相手を拒絶しているように思えるため失礼だと感じる人が多いです。 そのため、特に目上の人など敬意をしめすべき相手を気遣って「返信不要」を使用するのであれば、より丁寧な言葉に言い換えましょう。 また返信不要だけでなく、返信を不要としている”理由”も添えると、より丁寧な印象を与えることができます。
「返信不要」は敬語表現ではありません。 そのため、「ご返信は不要です」と敬語表現にするだけで丁寧になります。 「ご返信は不要です」は、接頭語「ご」と丁寧語「です」をつけた敬語表現です。 接頭語「ご」の敬語の種類は文脈によって尊敬語・謙譲語・丁寧語のどれにでもなりえます。 「ご返信」の「ご」も同様です。 目上の人が返信するならば「ご返信」の「ご」は尊敬語です。 自分が目上の人にする返信ならば「ご」は謙譲語になります。 「返信」という言葉をただ丁寧にいうだけなら「ご」は丁寧語です。 「ご返信はご不要です」は、返信をするのは相手なので「返信」につく接頭語の「ご」の尊敬語です。 したがって「ご返信は不要です」であれば、敬語表現なので目上の人に使用しても失礼にはなりません。 「ご返信は不要でございます」にするとより丁寧です。 「ご返信は不要でございます」は、尊敬を表す接頭語の「ご」と、「ある」の丁重語「ござる」と丁寧語の「です」をつけた敬語表現です。 丁重語とは動作の対象ではなく話を聞いている相手に敬意を示すために使用される敬語表現です。 丁重語は自分をへりくだることで相手に敬意を示す謙譲語と同じ種類の敬語で、「謙譲語Ⅱ」ともいわれます。
「無用」は、「いらないこと」を意味しています。 「無用」に接頭語の「ご」をつけることで、相手を軽く敬い、その配慮はしなくていいと相手の好意や心遣いを断ることができます。 「返信はご無用でございます」とするとより丁寧になります。
「ご返信はいただかなくても結構です」は、 尊敬を表す接頭語「ご」 「もらう」の謙譲語「いただく」 丁寧語「です」 を使用した正しい敬語表現です。 ただし、「結構です」は、元々身分の高い人が自分より身分の低い人に対して「それで良い、十分である」と、許可を与える意味合いで使っていた言葉であるため上から目線なニュアンスがあります。 同等の立場の人間や、部下であれば問題ありませんが、上司や取引先相手には使用を避けたほうが良いでしょう。
「ご返信はいただかなくても差し支えありません」は、 尊敬を表す接頭語「ご」 「もらう」の謙譲語「いただく」 丁寧語「ません」 を使用した敬語表現です。 「差し支えない」の意味は、「不都合ではない」「妨げではない」「問題ない」です。 「問題ない」や「大丈夫」よりも丁寧な表現で、「差し支えない」は目上の人に使用しても問題ありません。 「ご返信はいただかなくても差し支えありませんので、どうぞご心配なく」など相手を気にかける一言があるとより丁寧になります。
「ご返信には及びません」は、 尊敬を表す接頭語「ご」 丁寧語「ません」 を使用した敬語表現です。 「及びません」は「そこまでしなくてもよい・する必要がない」という意味があります。 「ご返信には及びません」で、「返信する必要ありませんよ」と丁寧に伝えることができます。 ビジネスシーンでは例えば ご確認いただければ、ご返信には及びません 問題がないようであればご返信をいただくには及びません という使い方をします。 また、体調を崩した相手に対して「返信には及びませんので、ゆっくりお休みください」など気遣うメールなどで使用することができます。
「お気遣いなく」は「気遣い」という言葉に、接頭語の「お」に「ない」という言葉をつけて「気遣い」という言葉を打ち消しています。 「お気遣いなく」は「心配しないでください」「気を配らないでください」という意味です。 なので、「ご返信はお気遣いなく」は、「返信をすることに気をつかわないでください」という意味で、「返信は不要ですよ」と遠回しに伝えているということがわかります。 「気遣いなく」は、本来「お気遣いなさらないでください」というように表現するところを動詞を省いて「お気遣いなく」として使用しています。 目上の人に対して使用する場合は「ご返信はお気遣いなくお願いします」など省略せずに使用しましょう。 どうぞご返信はお気を遣われませんように ご返信はどうかお気遣いなさいませんようお願い申し上げます とするとより丁寧です。
「何かご不明な点がございましたら遠慮なくご連絡ください」は、遠回しに「不明点がなけれな返信は不要です」と伝える表現です。 「何かご不明な点などがございましたら、ご遠慮無くお知らせください」なども遠回しに返信が不要であることを伝えることができます。
相手からのメールに「返信不要」と書かれていた場合は、どうすれば良いのでしょうか。 相手は自分を気遣って「返信はいらないですよ」と言ってくれたのだと受け取りましょう。 「返信してこないでください」と言っているわけではないので、「返信不要」と言われても返信をするのがマナーです。 ただし、相手が忙しくて返信が来ても見ている暇がないという理由で「返信は不要」と言っている可能性もあります。 「返信不要」と言われた場合の返信は、「承知いたしました。ありがとうございます」など簡単に済ませるようにしましょう。
「返信不要」の英語は、
などと表現します。 メールやチャットでは（）内の略語を使うことも多くあります。
Here's my schedule for the next week. NRN.
これが来週の私の予定です。返信不要です。
