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「タスク管理」とは?「タスク」の正しい意味と使い方、英語表現も紹介!

「タスク管理」はしていますか?最近ではアプリなどでも「タスク管理」をしている人が増えてきています。 今回はそんな「タスク」の正しい意味と使い方、英語表現や「タスク管理」について解説していきます!

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「タスク」の意味

「タスク」は直訳すると「作業・課題・仕事」といった意味があります。 日本で「タスク」は、「一定の期間内に成すべき仕事、課題、職務」「コンピュータが処理するの最小単位」といった意味で用いられています。

「タスク」の使い方

ビジネスにおける「タスク」の使い方・例文

ビジネスシーンでのタスクは「一定の期間内に成すべき仕事、課題、職務」のことです。 すなわち、自分がやるべき業務や作業のことです。 また、「プロジェクト」の中の最小単位の業務や作業のひとつひとつを「タスク」とも言います。 そのためビジネスシーンでは「タスク管理」が重要となります。 「タスク管理」のやり方は下記にて紹介します。 同じような意味で使われているものに「TO DO」があります。 「TO DOリスト」などと聞いたことがあるかと思います。 この「TO DOリスト」が「タスク管理」と同じニュアンスで使われています。 「タスク」はビジネスやコンピュータ用語として使われるのに対して「TO DO」はプライベートなどでもよく使われています。 また、特定の日にちや時間に毎回行っている作業のことを「ルーチンタスク」といった使い方をすることもあります。

ビジネスシーンでよく使われる「タスクフォース」とは

「タスクフォース」とは、緊急性の高い特定の課題取り組むために一時的に設置されるチームのことです。 <特別作業班・特別チーム>などとも言われます。 組織で起こる課題や問題は、複数の部門・部署にまたがっていることが多いため、主に組織内の各部署から適任者を抜擢してチームを組みます。 元々は軍事用語であり「機動部隊」を指す言葉です。 プロジェクトチームとも呼ばれることもあります。 違いをつけるとすれば「プロジェクトチーム」は長期で大きな企画のチームであるのに対して「タスクフォース」は短期であり集中的に問題解決にあたるチームです。

ビジネスにおける「タスク」の例文

・「大事な会議が終わり、自分のタスクを開始する」 ・「タスクの中でも優先度をしっかりとつけ、確実にこなしていく」 ・「新しいプロジェクトのタスクを達成する方法を考える」 ・「今回の件は正式にタスクフォースを発足させ、対処していく」 ・「今後この作業は、毎週金曜日にルーチンタスクとして設定する」 ・「タスクフォースによる結論は、プロジェクトは実行する価値があるがアプリケーションソフトウェアの開発・運用・保守のコストの削減が必要であるとのことだった」

コンピュータにおける「タスク」の使い方

コンピュータにおける「タスク」は、コンピューターで処理される仕事の単位のことであり、主に一つのアプリケーションソフトが行っている作業全体のことを指します。 一度に複数の処理を実行できるシステムのことを「マルチタスク」といいます。 例えば、音楽を再生しながらWebページを見たりメールをしたりすることです。 それに対して一度に1つのタスクしか実行できないシステムのことを「シングルタスク」といいます。 Windowsには ・タスクマネージャー ・タスクスケジューラー といった機能が搭載されています。 これは実行中のアプリケーションやプログラムの監視・管理をしてくれます。

必要なのは「タスク」の管理!

ビジネスシーンで、日々多くの業務に追われる中で、効率よくこなしていくには「タスク管理」が必要となります。 仕事が溜まってくると、優先順位が分からなくなることがあります。 大きなプロジェクトを遂行するにあたっても、ひとつひとつのタスクを確認し管理していくことが必要です。 目的や目標を明確にし、締め切りや期限に間に合うように効率良く仕事を進めるためにも常に「タスク管理」をしていきましょう。

「タスク」の管理術①大まかな仕事を書き出す

具体的な「タスク管理法」は、「TO DOリスト」のやり方と同じです。 まず大まかな仕事を書き出していきます。 これをカテゴリーとします。 例えば「Aプロジェクト」「Bプロジェクト」「メール」などと自分が抱えている業務を大まかに分けましょう。

「タスク」の管理術②カテゴリーごとに細分化

先ほどカテゴリーごとに書き出した業務の内容をなるべく細かく、やるべきことを書き出していきます。 例えば、 「Aプロジェクト」  ・会議日程調整    ・部長に確認    ・課長に確認    ・他のメンバーに確認  ・資料作成 「メール」  ・X社にお礼メール  ・Yさんに確認メール などです。 なるべく分かりやすく、そして細分化して書き出しましょう。

「タスク」の管理術③優先順位をつえる

それらに優先順位をつけていきます。 期日や期間、また重要度などを細かく書いていきます。 例えば、 「Aプロジェクト」  ・会議日程調整(〜2/14までに絶対!)    ・部長に確認(2/12)    ・課長に確認(2/12)    ・他のメンバーに確認(〜2/13までには)  ・資料作成(〜会議日の3日前)(3日前に課長確認、前日に印刷終わらせる) などです。 また、重要度などはオリジナルのマークを使い、最重要なものには「☆」をつけるなどと決め手おくとわかりやすいです。

「タスク」の管理術④見やすくリスト化

優先順位や重要度を書き出したら、見やすくリスト化しましょう。 優先順位のまま書き出す、期日順に書き出す、など方法はあります。 例えば、手帳やスマホのカレンダーに期日などを全て書き込み、直近でやらなければならないことや重要度の高いものは、パソコンやデスクに付箋を貼っておくなどをするとわかりやすいです。 最近では、タスクを管理するアプリもたくさんあります。 自分の使いやすいアプリを使い「タスク管理」をしましょう。 手帳やアプリを使う際は、複数のものを使わず一つで管理しましょう。

「タスク」の類語

○課題 (意味:特定の題目や問題を与えられること、解決すべき問題・仕事) ○任務 (意味:自己の責任をもって果たすべきつとめ、役目) ○職務 (意味:担当している任務・役目、各人が受け持っている仕事) ○TO DO (意味:すべきこと)

タスク管理に関する書籍を紹介

マンガでわかる!幼稚園児でもできた!!タスク管理超入門(著/岡野 純)

ー「タスク管理は難しい」とは、もう言わせません! どうすればタスク管理を継続できるのかを、幼稚園児でもできるコツとともに、読みやすいマンガで教えてくれる一冊です! Amazonでも評価の高い一冊です。

タスク管理ゲーム化計画(著/うさぼう)

タスク管理ゲーム化計画は、タスク管理を取り組んでみたけどしっくりこなかった人のための本です! ただ、タスク管理の入門書ではなく、何らかのタスク管理ツールや「タスク管理」アプリの「たすくま」や「タスクシュート」を使ったことのある人にオススメの一冊です!

残業を減らし定時で帰る仕事術〜SE女子のタスク管理奮闘記〜(著/ぞえ)

SE女子が残業を減らし、定時で帰れるようになるまでの実体験を漫画で描いた一冊です! Kindle版となっています。

「タスク」の英語

そのままですが「タスク」は英語で「task」になります。 「タスクをこなす」は英語で、 ・do a task ・carry out a task ・complete a task などと言います。 例文です。

The managers have to think about what tasks need to be carried out this month.

マネージャーたちは今月どんなタスクを終えなくてはいけないか考える必要がある。

She undertook a major task and it's already freaking her out.

彼女は重大なタスクを引く受け、すでに気が狂いそうな思いをしている。

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さいごに

「タスク」について理解できたでしょうか? ✔ビジネスシーンでは「一定の期間内に成すべき仕事、課題、職務」のこと ✔コンピュータにおける「コンピュータが処理するの最小単位」のこと ✔任務をこなすためには「タスク管理」が必要 ビジネスシーンにおいて、「タスク」がないことはありません。 常に「タスク」を意識して、社会人としてしっかりと業務をこなしていきましょう!

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