「ご返信」は「送られてきた手紙やメールに対して返事を返すこと」を意味しています。「ご返信」は主に相手から返事をもらいたいときに使いますが、逆に自分が返事を送るときにも使えるのでしょうか。使うのを迷ってしまったり、普段何となく使用している方も多いのではないでしょうか。そこで今回は「ご返信」の意味や使い方、類語との違いについて解説していきます。
「返信」の意味は「返事の手紙やメールを送ること」です。 「返信」は、送られてきた手紙やメールに対して返事を返すことを表します。 「メールの返信」「LINEの返信」「ハガキの返信」などと日常的にも使ったり聞いたりすると思います。 「返」は音読みだと「ヘン」、訓読みだと「かえす」と読みます。 「返」は「元に戻す」「跳ね返る」ことを意味しています。 「信」は音読みだと「シン」、訓読みだと「まこと」と読みます。 「信」は「嘘のないこと」「疑わないこと」「帰依すること」を意味しています。 「返信」の「信」は、「文字や図を使った昔の通信手段」を意味する「電信」の「信」から来ているそうです。 「ご返信」には敬語の「ご」が付いているので相手に返信を求める際に使うイメージがありますが、自分が返信をする場合にも使えるのでしょうか？
「ご」は敬語を表す接頭語です。尊敬語または謙譲語のどちらにも当てはまります。 つまり、
相手に行為や所有物に対して使う場合は、「ご」は尊敬語になります。例えば「ご指摘がありました通り」などの「ご」は尊敬語になります。 自分の行為でも目上の人に対する行為の「ご」は謙譲語になります。例えば「ご案内します」「ご説明」などは謙譲語になります。 このように接頭語「ご」が付く場合は、基本的にどちらかに当てはまります。 「ご返信」の「ご」は使い方次第で尊敬語にも謙譲語にもなりえます。
ビジネスメールにおいて必ず返信が欲しいという状況は多々あります。そんな時には上記のフレーズを書くのが良いでしょう。 目上の人に対して「返信してください」「返信待っています」などと伝えると、上から目線なニュアンスになり、だいぶ失礼な印象を与えてしまいます。そこで「返信」に「ご」を付けて「ご返信」とすることで、相手に丁寧な印象を与えます。
ビジネスメールをしていると時々相手から返信がなく、しばらく待っている状態ということがあります。そんな時は相手に返信を待っているということを伝える必要があります。 「至急、ご返信ください」「ご返信ください」といった強い表現はなるべく避け、「ご返信」の後には敬語表現を繋げるようにしましょう。 例えば、「ご返信お待ち申し上げます」「ご返信いただきたく存じます」などは「ご返信」の後に謙譲語が続いているため、自分を謙った表現となり、やんわりと返信を待っているということを伝えられます。
取引先の人や上司とメールでやり取りをしているとき、相手が忙しくしている状況のときは、確認のみだけで良いといったように、メールの返信を必要としていない場合があります。 そんな時にただ「返信不要」と送ってしまうと、素っ気ない、丁寧さに欠けている、または連絡は取りたくないのかと誤解を招いてしまいます。そこで上記のような言い回しを使います。 また返信不要だけでなく、返信を不要としている”理由”も添えると、より丁寧な印象を与えることができるでしょう。 ちなみに「ご返信は無用です」の「無用」は、「いらないこと」を意味しています。 「心配ご無用」といったように「ご無用」とすると、「相手を軽く敬い、その配慮はしなくていいと相手の好意や心遣いを断る」という意味になります。
自分が返信することを遅れてしまった場合にはしっかり謝罪をすることが重要です。 また謝罪をするときは言い訳をせずに、お詫びの言葉のみを送ります。返信が遅れたことの理由などは特に書く必要はないので気をつけましょう。 また目上の人に対して謝罪するときは「すみません」「ごめんなさい」をなるべく使用しないようにします。
自分が返信をすることを伝えるときは、「ご返信します」の前に状況に合ったクッション言葉を入れます。 例えば「大変恐縮ですが、明日までにはご返信いたします」「お待たせして申し訳ありませんが、後日ご返信します」といったように使います。 「ご返信します」や「ご返信いたします」だけだと自分勝手なイメージになりますが、クッション言葉を入れるだけで文の印象が良い方向へ変わります。
「返答」は「問いに対して答えること。また、その答え」を意味しています。 「返答」は、例えば「Aさんがどこにいるか知っている？」「隣の部屋にいるよ」といったように質問に答えることを指しています。主に口頭で使用する言葉です。 「ご返信」と同様に、敬語の「ご」が付くことによって丁寧な表現となります。 「ご返答」の使い方としては、
といったようになります。 「ご返答」と「ご返信」の違いは、
▶「ご返信」・・・文頭で使う ▶「ご返答」・・・口頭でも文頭でも使える
と使う場面が異なります。2つとも似ているので間違わないように気をつけましょう。
例文
「返事」は「呼びかけに対して答える言葉」「返答の手紙」を意味しています。 「ご返事」は「ご返答」とほぼ同じ意味になりますが、「ご返事」の方が少しカジュアルな印象の言葉になります。 また「ご返事」は「お返事」とも言うことができます。どちらかというと「ご返事」の方が改まった言葉です。「お返事」はやや柔らかい響きになるので女性が多く使用すると言われています。 「ご返事」の使い方としては、
といったようになります。 「ご返信」と「ご返事」の違いは以下のようになります。
▶「ご返信」・・・相手のメールや手紙などに対して文章で返すこと ▶「ご返事」・・・呼びかけや問いに対して文章もしくは口頭で返すこと
2つともニュアンスが少し異なるので、混同して間違わないように気をつけましょう。
例文
「回答」は「質問・要求などに答えること。また、その答え」を意味しています。 「回答」は「こちらのアンケートについての回答をお願いします」といったように使われます。 ちなみに同じ読みの「解答」は、「問題を解いて答えを出すこと」と意味は全く違うので、間違わないように気をつけましょう。 「ご回答」の使い方としては、
といったようになります。 「ご返信」と「ご回答」の違いは以下のようになります。
▶「ご返信」・・・相手のメールや手紙などに対して文章で返すこと ▶「ご回答」・・・質問、要求などに文章もしくは口頭で答えること
2つともニュアンスが少し異なるので、しっかり使い分けできるようにしておきましょう。
例文
返信の返しとしては、しっかり確認して読んだということを伝える文章を送るのが良いでしょう。 相手から返信をもらったときに、ただその内容について返すだけだと返信をもらったというただの報告になります。返信に対しては、「メールをいただきありがとうございます」などと感謝を述べるのが良いでしょう。 また「ありがとうございます」などと感謝を述べる前に、「お忙しい中」「ご多忙中にもかかわらず」などと言葉をつけることで、相手に感謝している気持ちをより強く表現することができます。 返信をもらった際は、相手に再度の返信を要求しないよう気を使うことも忘れないようにしましょう。
「ご返信」の英語表現を見ていきましょう。 英語には尊敬語・謙譲語という概念がありませんので、「ご」というニュアンスを表現するのは無理ですが、「返信」を意味する単語は、
などを使います。 「reply」「respond」は前置詞「to」を伴い「Please reply to my email. 」などと使います。人を目的語に取れないので注意してください。 また、「返信不要」は「no reply needed」「no response necessary」などと表現します。
It would be much appreciated if you would reply as soon as possible.
なるべく早くご返信いただけると幸いです。
I apologize for my late reply.
ご返信遅れて申し訳ありません。
OK. I'll get back to you soon.
了解。すぐ返信します。（目上の人には使わない表現）
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「ご返信」について理解できたでしょうか？ ✔︎「返信」は「返事の手紙やメールを送ること」を意味している ✔︎「ご返信」は、相手に対しても自分に対しても使用することができる ✔︎「ご返信お待ちしています」「ご返信遅くなり申し訳ありません」といったように使う ✔︎「ご返信」と「ご返答」・「ご返事」・「ご回答」は意味が少々異なる
