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「ご担当者様」は二重敬語?御中・各位との併用は?宛名のどこを消すのが正しい?

「ご担当者様」という言葉をご存知でしょうか。とくにビジネスや就職活動をしている場合など「担当の方」とやりとりがしたいけれど、相手の名前がわからないという場面はたくさんありますよね。そういったときに使用できるのが「ご担当者様」という言葉です。今回は、「ご担当者様」の使い方や注意点を紹介します。また、「ご担当者様」の英語も紹介しますのでぜひ参考にしてください。

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「ご担当者様」の意味

「ご担当者様」は担当者の個人名がわからないときに使用する宛名

「ご担当者様」は、手紙などに使用する○○様という宛名として使用される言葉です。 「ご担当者様」は、その団体に所属している個人の従業員を指し示す言葉で、相手の名前が不明な場合や名前の漢字が不確かな場合などに使用されます。 「ご担当者様」を宛名にすることで、「そこに所属している人中の担当者」と特定して指し示すことができます。

「ご担当者様」は、尊敬を表す接頭語の「ご」と「様」をつけた表現で、厳密には二重敬語

「ご担当者様」は「担当者」という言葉に、尊敬を表す接頭語の「ご」と、人を表す語や団体名などについて尊敬を表す「様」をつけた言葉です。 つまり、「ご担当者様」という言葉は文法的に尊敬を表す言葉を重ねた二重敬語となります。 しかし、「ご担当者様」は一般的に使用されている言葉であるため、使用しても問題ないとされています。

「ご担当者様」は目上の人に使える敬語表現

「ご担当者様」という言葉は、尊敬をあらわす接頭語の「ご」と「様」をつけて相手に対して敬意を示した表現です。 したがって、「ご担当者様」は目上の人に対しても使用できる丁寧な敬語表現であると言えます。

「ご担当者様」が漢字で「御担当者様」とも

接頭語の「ご」は、「御」と漢字で表記することもできます。 「ご担当者さま」と表記しても「御担当者様」と表記しても間違いではありません。 公用文に関しては、「ご」の後ろに続く語が漢字である場合は「御」と漢字で表記し、後ろに続く語がひらがなである場合は「ご」とひらがなで表記することが原則です。 しかし、ビジネスでは基本的に接頭語の「ご」を「御」と漢字にすると堅苦しいイメージになるため、堅苦しくしたくない場合や、あまりに漢字が続いてしまいわかりづらくなる場合などは、ひらがなで表記されることが多いです。

宛名の敬称で使う「様方(さまがた)」とは?正しい書き方を解説

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「ご担当者様」の使用場面

訪問時に担当者の名前がわからないとき

「御担当者様」は、相手の会社など訪問時に相手の名前がわからないといった場合に使用することができます。 例えば、営業などで企業を訪れたときに「ご担当者」を使用して企業内にいるその分野に携わる特定の人を呼び出してもらうことができます。 自分が何の目的で訪れたのかをきちんと伝えたうえで「ご担当者様はいらっしゃいますか」というように伝えて取り次いでもらいます。

電話で担当者の名前がわからないとき

訪問時と同じように、電話をかけた場合も担当者の名前がわからないときは「ご担当者様」を使用します。 話たい相手の部署や氏名がわからない場合は、「ご担当者様」と伝えることで、担当の方に取り次いでもらうことができます。 ただ「ご担当者様」と伝えただけでは相手も誰に取り次げばいいのかわからないので、例えば「営業ご担当者様」といったようにできるだけ具体的に伝えましょう。

メールや手紙で担当者名がわからない・相手の氏名の漢字がわからないとき

メールや手紙で連絡をとる場合の担当者名がわからないという場合は」宛名を「ご担当者様」とします。 また、担当の方の名前がわかっていても、氏名の漢字がわからないというようなときも「ご担当者様」とします。 例えば、名前が「さいとう さとし」であるわかっている場合でも、「斉藤」であるか「齋藤」であるのか、「聡」であるのか「智」であるのか漢字には様々なパターンが考えられます。 自分の思い込みで書いてしまうと間違っていたときにとても失礼であるため、漢字がわからないときは「ご担当者様」を使用しましょう。

社内でも読む人を特定した場合は「ご担当者様」を使用する

社内でも自分の所属している部署以外の人とやり取りをする場合などで「ご担当者様」を使用する場合があります。 例えば「経理部御中」という宛名でメールなど文章を送ると、「経理部の人であれば誰でもかまわない」ということになりますが、「経理部ご担当者様」とすることで、「経理部の中の担当の方にあけてほしいです」と指定することになります。 社内で「様」とつけるのは丁寧すぎるのではないかと感じる方もいるかと思いますが、社内であっても敬称はきちんとつけるべきであり、「経理部 部長 森本様」というように「様」をつけます。 ビジネスではだいたいが「様」をつけますので社内であっても「ご担当者様」を使用しましょう。

「ご担当者様」の使い方と例文

「ご担当者様」を使うときは会社名・部署名も入れる

まず、宛名に会社名を記載する場合の会社名は省略せずに正式名称を書きます。 株式会社を(株)など省略した表現を使用するのは失礼にあたるため、「株式会社」や「有限会社」はしっかりと記すことがマナーです。 また、企業には様々な部署があり、様々な人がいるため「ご担当者様」だけでは受け取り手は誰に取り次げばいいのはわからず困らせてしまします。 部署名がわかる場合は、「○○部ご担当者様」と記載します。

宛名の書き方例 「株式会社 ヨシザワ  営業部ご担当者様」 「株式会社 ハテナ   人事部 採用ご担当者様」 「有限会社 グリーン  出版事業部 編集ご担当者様」

「採用ご担当者様(履歴書)」「事務局ご担当者様」などの使い方も

しかし、企業によって様々な「部署」があり名称も企業によって異なるので、面識なく代表に手紙などの文章を送る場合など自分の予測で部署名を記載するのは避けましょう。 その場合は「商品開発ご担当者様」など、どの部門の人に取り次いでもらいたいのかを記載すると誰に読んでもらいたいのか伝わります。 例えば、就活などで履歴書を送付する場合は、だいたいは「人事部」となりますが、不確かである場合は「採用ご担当者様」としておくことが無難です。 また、「部署」だけではなく「事務局」の場合でも「ご担当者様」を使用することができます。 例えば「コンサート事務局ご担当者様」や「事務局チケット販売窓ご担当者様」というように記載します。

「○○ご担当者」 「事務局ご担当者様」の例文 「株式会社 ナカノ 採用ご担当者様 」 「株式会社 サワダ 商品開発ご担当者様」 「○○大学 事務局  ご担当者様」 「株式会社○○ 新卒採用事務局 ご担当者様」

「採用担当 ◯◯様」とも記入可

担当者の名前がわかっている場合は名前を記入することも可能です。 例えば、履歴書を郵送するときに「履歴書は○○宛てに郵送してください」など予め指定されている場合など採用担当者の名前がわかっているというときは「採用担当○○様」というように記載します。 履歴書を郵送する場合は、履歴書をクリアファイルに挟み、封入したうえで封筒の下に赤ペンで「履歴書在中」「応募書類在中」と記入し、四角く囲います。 そして切手を過不足のないように貼って郵送します。 このように宛名だけではなく守るべきマナーがたくさんあるので、頭に入れておきましょう。

「担当者がわかっている」場合の宛名 「株式会社トレンディー 採用担当 齋藤様」 「有限会 イトウ 採用担当 鈴木敏郎様  」

「ご担当者様」を使うときの注意点

「ご担当者様各位」は二重敬語になるので注意

「各位」とは、「大勢の人を対象にして、その一人一人を敬って言う語」です。 「各位」は複数人を相手にする際、一人一人に敬意を込めるために用いる言葉であるため、相手が二人以上いる場合に使用され、「皆様」「皆様方」と同義になります。 宛名の場合も、担当者が複数いる場合は「担当各位」することで「担当の皆様」とすることができます。 しかし、「各位」を使用する場合は、「各位」に「皆様」という意味があるため「ご担当者様各位」としてしまうと、二重敬語になってしまいます。 「各位」を使用する場合は ・ご担当者各位 ・ご担当各位 のように「様」はつけずに「各位」を使用しましょう。

「各位」の意味と使い方と例文!「皆様」「御中」との違い!英語も紹介

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「ご担当者様御中」は誤用

「ご担当者」は、「担当の人」という特定の人物を指し示す言葉であるため、「ご担当者様御中」と使用することは誤用となります。 「御中」も「各位」と同じく、団体など相手が複数いる場合の敬称であるため、会社名は部署など団体の語尾にのみつけることができます。 また、御中を使用する場合は、「御中」に「様」という意味があるため、例えば「営業部御中ご担当者様」というような使い方をしてしまうと敬意を氏名言葉を重ねた二重敬語になってしまいます。 「御中」を使用する場合は、「ご担当者様」は使用せずに、 「○○会社   広報部御中」のような使い方をします。

返信用封筒を使う場合は「宛」を消して「様」に書き直す

相手からの郵送されてきたものの中にあは、場合によっては「返信封筒」が一緒に入っている場合があります。 例えば、イベントや催し物の出欠席や、書類に必要事項を記入してお繰り返して欲しいといった場合などが多いです。 返信用封筒には予め返送先の住所が記入されていますが、宛て名は「○○○宛」となっていることが一般的ですが、うっかりそのまま返信することのないように注意してください。 「宛」は二重線で消して「様」に書きなおすことがマナーです。

「ご担当者様」と「ご担当様」

「ご担当様」でも使用可能

「ご担当者様」は、「ご担当様」でも使用可能です。 実際に、口頭では「ご担当させていただく〜」や、「ご担当の〜」のように「者」をつけずに表現することも多くあります。 したがって、「ご担当者様」と言わなければ失礼になるとは言い切れません。

「ご担当者様」と使用するのが一般的

「ご担当者であっても「ご担当様」であっても意味合いは同じでどちらも使用可能であることを上述しましたが、実際には「ご担当者様」と使用することが一般的です。 とくに取引先や目上の方に対しては、より丁寧に感じられる「ご担当者様」と使用することが妥当だといえるでしょう。

「ご担当者様」の英語

To whom it may concern

「ご担当者様」の英語は、 To whom it may concern, となります。 宛名がわからないときにビジネスメールなどで使う表現です。

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まとめ

「ご担当者様」ついて理解していただけましたか? ✓「ご担当者様」は担当者の個人名がわからないときに使用する宛名 ✓「ご担当者様」は二重敬語だが一般的に使用されている ✓「ご担当者様」は訪問時や電話で相手の名前がわからない時も使用できる ✓「ご担当者様」は相手の名前の漢字がわかないときも使用する

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