「ご報告」という言葉をビジネスシーンなどで使用する機械が沢山あるかと思いますが、「ご報告」の正しい意味と使い方をご存知でしょうか。今回は、「ご報告」の正しい意味と使い方や、「報告メール」を例文つきで紹介します。また、類語である「ご連絡」との違いや英語表現も紹介しますので参考にしてください。
「ご報告」は「ごほうこく」と読みます。 「ご報告」は、「報告」という言葉に「ご」をつけて敬語にした言葉です。 「報」は、音読みで「ほう」訓読みで「むくいる」と読みます。 「報」には「むくいる・こたえる・お返しをする」「知らせる・知らせ」という意味があります。 「告」は、音読みで「こく」訓読みで「つける」と読みます。 「告」には「つげる・しらせる」「うったえる」という意味があります。
「ご報告」の意味は「告げ・知らされること」です。 「ご報告」は、前述したように「報告」に接頭語の「ご」をつけて名詞から敬語表現にしたものです。 「報告」とは、「すでに終了した任務の経過や結果を知らせること」です。 「株主に決算を知らせる」ということを「報告」を使用して言い表すと、「株主に決算報告をする」となります。 つまり「ご報告」とは、目上の人や上司などビジネスシーンで「相手に何かを知らせる」ということを丁寧に言い表した言葉ということになります。
「ご報告」は「知らせる」という言葉を丁寧に言い表した丁寧語です。 丁寧語とは敬語の種類の一つで、話相手に対して敬意を表す表現のことです。 つまり、「ご報告」は、報告する相手に対して敬意を示した表現した丁寧語ということになります。
「ご報告」の意味でも説明したように、「ご報告」という言葉は、目上の人など敬意を示す必要がある相手に対して使用する言葉です。 自分自身が、相手に何かを報告するという場合は、「ご報告いたします」という謙譲語を使用します。 丁寧にきちんと言い表すならば、「ご報告をいたします」となりますが。「ご報告いたします」でも十分に伝わる言葉です。 「ご報告いたします」は、二重敬語なのではないか？と思われる方もいるかもしれませんが、「ご報告いたします」は二重敬語ではありません。 なぜなら、「報告する」についている「ご」は尊敬を表す接頭語として使用されているわけではないからです。 「お（動詞）＋いたす」という表現は謙譲語の基本形になります。 したがって、「ご報告いたします」は敬語の使い方として間違っていません。
相手側に何かを報告してもらったという場合は、「ご報告ありがとうございます」という尊敬語を使用します。 「ご報告」という言葉は、目上の人に使用する言葉であると上述しましたが、逆に「報告された」といった場合には、例え相手が自分より立場の低い取引先相手の方であっても、「ご報告」という言葉を使って敬意を示す必要があります。 なので、何かを相手に報告してもらった時は「ご報告ありがとうございます」と尊敬を表した言葉でお礼を述べましょう。
自分が何かを報告するときの「ご報告いたします」という表現方法をさきほど紹介しましたが、より丁寧な言い方が「ご報告申し上げます」です。 「申し上げます」は、「言う」の謙譲語「申し上げる」に丁寧語の「ます」をつけた言葉です。 「申し上げます」には、「言わせていただきます」という意味がありますが、この場合の「申し上げます」は一つの定型句として用いられているものであり、「お」のついた体言に「申し上げます」が付属して「～してただきます」「～させていただきます」という意味で使用されています。 つまり、「ご報告申しあげます」は、「ご報告させていただきます」という意味で使用されているということです。
「ご報告まで」は、本当に至急で伝えたいことがある場合に「取り合えず急いで報告だけします」といった意味で「取り急ぎご報告まで」というように使用する言葉です。 例えば「本日〇時に元気な女の子を出産しました取り急ぎご報告まで～」といった使い方をしますが、本来自分が「報告する」という場合は「ご報告いたします」という言い方をしなければいけません。 つまり、「ご報告まで」は「いたします」「させていただきます」といった部分を省略してしまっている言葉なので、ビジネスシーンで使用するのは不適切です。 目上の人やビジネスシーンで使用すると、ぶっきらぼうで雑な印象を与えかねないので注意しましょう。 同僚や部下、もしくは近親者であれば「ご報告まで」を使用しても問題はないでしょう。
「ご報告」には、「ご報告差し上げます」という言い回しがありますが、「ご報告差し上げます」の使い方には注意が必要です。 「ご報告差し上げます」の「差し上げます」は「やる」「与える」の謙譲語です。 「差し上げます」という表現は、相手に恩恵を与える場合にのみ使用する言葉なので、「報告してあげます」というニュアンスになり、相手にとって上から目線に聞こえてしまう可能性があります。 したがって、「ご報告いたします」というような使い方をするほうが無難だといえるでしょう。 使用しても問題がない場面を強いていうのであれば、例えば抽選結果などを報告する際に、「当選者に電話にてご報告差し上げます」というように使用する場合であれば問題ないでしょう。 しかし、なるべく「ご報告申し上げます」「ご報告いたします」といいうような言い回しを使用するほうが良いと言えるでしょう。
ビジネスシーンで、メールを使って上司に任務の経過や結果を報告するという場合は、どのようにメールを作成すれば失礼なく報告することができるのでしょうか。 簡単に「報告メール」の基本を説明しますので参考にしてみてください。
報告をメールでする際の「報告メール」の件名は、「ご報告確認依頼」とつけるとメールを開く前に一目で「報告」の内容が書かれているということがわかります。 題名に件名を入れると、沢山送られてきているメールの中に埋もれてしまっても、題名を見るだけで見つけやすいというメリットがあります。 「ご報告確認依頼」という題名だけでもきちんと伝わりますが、「ご報告確認依頼 【〇日開開催予定のイベントについて】」というようにすると、内容を題名の一文で判断することができます。
「報告メール」の本文はわかりやすく簡潔にしましょう。 大切なことは、「用件がわかりやすく伝わること」であるので、ダラダラと長文を書く必要はありません。 項目別に記載する、または報告内容を箇条書きにするなど、言いたいことがすぐにわかるような文面を心掛けましょう。 確認後、返信がほしいとい場合も一目でわかるように「返信をお願いいたします」と一言添えましょう。
件名：【ご報告確認依頼】来月のイベント開催日程について 本文 お疲れ様です。〇〇〇〇です。 お忙しいところ申し訳ありませんが、標題の件について ご報告いたします。 下記の内容で問題ないか否かご確認の上、返信をお願い申し上げます。 【報告】 〇日に開催予定のイベントについて、近隣店舗の皆様から 「日に変更してくれないか」との相談があり、〇日までに解答をする必要があります。 【ご返信いただきたいこと】 イベント日程の変更は可能であるか否か お忙しいところ大変恐縮ですが、ご検討の上ご返信お願いいたします。
件名：【ご報告確認依頼】売り上げ目標の進捗報告 本文 お世話になっております。営業部の○○です。 今月の売り上げ目の進捗状況について報告致します。 目標・・・１００万円 現状・・・５８万円 達成率・・・５０パーセント 前年比・・・３０パーセント 今月は天候不良が続いたのもあり、前年比３０パーセントダウンしてしましました。 来月以降の仕込みとして、今後季節ものの商品を取り入れを行う予定です。 お忙しいところ恐縮ですが、ご確認をお願いいたします。
緊急度の高い報告や、すぐに確認してもらいたいときはメールでなく電話をするべき言えるでしょう。 特に、相手が忙しいと言う場合にはメールを見てもらえない可能性もある為、電話のほうが確実に相手に伝わるという場合もあります。 また、同じオフィス内に相手がいるようであれば直接伝えたほうが早いです。 報告内容を軽くメールで送信してから、直接報告しにいくとより丁寧です。
▶「ご報告」・・・「告げ・知らされること」 ▶「ご連絡」・・・「情報などを知らせること」
「ご報告」と「ご連絡」は、「知らせる」という意味のある類語です。 「ご報告」は「すでに終了していることを知らせる」ことをいい、「ご連絡」は「現在進行形の事柄について知らせる」ことです。 つまり、「ご連絡」はあくまでも物事の内容を簡単に伝えることを意味していて、「ご報告」は、物事の展開や結果などを伝えることを意味しているということです。
「ご連絡」は「ごれんらく」と読みます。 「ご連絡」の意味は、「情報などを知らせること」です。 「ご連絡」は「連絡」という言葉に接頭語の「ご」を付けた丁寧な言葉です。 自分の行動に対して「ご連絡いたします」というように使用します。 「ご連絡いたします」「ご連絡申し上げます」は、自分から連絡をするときに使う言い回しです。 「ご連絡〜」はビジネスメールで使われる機会が多く、特に目上の人へメールに対して使用するのが適しています。 「ご連絡」の主な言い回しは
相手に連絡を催促する場合の言い回しは
です。
「報告」の英語は「report」や「inform」を使います。
の形で使います。
I'll report to you directly.
直接ご報告申し上げます。
Let me inform you of the ongoing project.
現在進行中のプロジェクトについてご報告させてください。
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「ご報告」についてご理解いただけましたでしょうか？ ✓「ご報告」は「ごほうこく」と読む ✓「ご報告」の意味は「告げ・知らされること」 ✓「ご報告」は丁寧語 ✓自分が報告するときは「ご報告申し上げます」など
